اگر مجبور باشید کارهای زیادی در یک روز معین انجام بدهید، آیا بهتر نیست آن روز کمی طولانی تر شود؟ قبل از شروع به فکر کردن در مورد روش های کاهش حرکت وضعی کره زمین، سعی کنید روش های جدی اتلاف وقت را کنار بگذارید، یا حداقل میزان زمانی را که به آنها اختصاص می دهید کاهش دهید. در این صورت، به نظر می رسد یک، دو یا سه ساعت یا حتی ساعات بیشتری در روز جلو می افتید تا زمان خود را صرف فعالیت هایی کنید که برایتان اهمیت دارند. در این جا، برخی از نابود کننده های حریص و سیری ناپذیر زمان گران بها را معرفی می کنیم.
چگونه از هدر رفتن وقت جلوگیری کنیم؟ 10 رفتار اتلاف کننده وقت و روش های جلوگیری از آن ها
شکست در توقف و تفکر
وقتی زمان بسیار کمی را صرف آماده سازی می کنید، مجبور می شوید زمان بسیار زیادی را صرف اجرا کنید. زمانی را که قبل از شروع پروژه صرف جمع آوری، مرتب کردن و سازماندهی افکار خود می کنید برای صرفه جویی در وقت و کیفیت پیامد مفید است.
برنامه ریزی قبل از شروع، مشکلات را برطرف و به شما کمک می کند چگونگی اجرای وظیفه را تصور کنید. وقتی موقعیت را از قبل در نظر می گیرید، اغلب بدون این که متوجه باشید، ضمیر ناخودآگاه خود را با ابزار و اطلاعات لازم برای کار روی مشکلات تغذیه می کنید. این شبیه جا افتادن خمیر نان در یک فضای گرم و ور آمدن یک شبه آن است؛ فقط به برنامه ریزی تلاشهای خود فکر کنید تا مانند مخمری باشد که باعث ارتقای پروژه ها به اندازه ی ظرفیت کامل آنها شود.
آماده سازی برای تلاش های کوچک و بزرگ ارزشمند است. حتی ده دقیقه در انتهای روز برای مرور برنامه زمانی خود و آماده کردن مواد موردنیاز قطعا بهره وری و کارایی شما را در روز بعد افزایش می دهد.
عملکرد چند وظیفه ای عامل اتلاف
شواهد علمی به طرز چشمگیری حاکی از این است که عملکرد چند وظیفه ای با تغییر جهت بین دو یا چند وظیفه، روش بسیار غیر مؤثری برای انجام کارهاست و عامل مهمی در اتلاف وقت است. محققان می گویند وقتی چند وظیفه را همزمان انجام می دهید، مغز خود را وادار می کنید برای تغییر جهت به مجموعه ای از مهارت های متفاوت و تجربه حافظه ای متفاوت زمان صرف کند.
مطالعه ای نشان می دهد وقتی از افراد دوزبانه خواسته می شود هنگام شمارش اشیا زبان خود را تغییر بدهند، با هر تغییر سرعت شان کاهش می یابد، حتی در زبانی که آشنایی بیشتری با آن دارند. مطالعه دیگری نشان می دهد وقتی افراد چند وظیفه را در یک دوره ی زمانی تعیین شده شروع و تمام می کنند، زمان لازم را برای تکمیل کار تا 500 درصد افزایش می دهند.
گاهی نمی توان از عملکرد چند وظیفه ای اجتناب کرد: شام میپزید، در انجام تکالیف به فرزندتان کمک می کنید و به فرزند دیگر می گویید کفش های فوتبالش کجاست. و گاهی عملکرد چند وظیفه ای بر بهره وری تأثیر نمی گذارد: هنگام کتاب خواندن به موسیقی جاز گوش می کنید و گاهی با همسرتان که کنار شما مشغول مطالعه است حرف میزنید.
برای پروژه ها و وظایفی که به حداکثر تلاش شما نیاز دارند، بهتر است به نوبت بر یکی از آنها تمرکز کنید. در این جا روش هایی برای حفظ تمرکز روی وظیفه ی فعلی ارائه می شود:
- گوشی تلفن همراه یا تلفن ثابت خود را خاموش کنید، یا تلفن خود را به گونه ای تنظیم کنید که پیامها مستقیم به صندوق صوتی بروند. حتی اگر قصد ندارید به تماس ها پاسخ بدهید، صدا حواس شما را پرت می کند و از سرعت پیشرفت تان می کاهد.
- اگر با کامپیوتر کار می کنید، برنامه ی پست الکترونیکی خود را به گونه ای تنظیم کنید که دریافت پیام جدید را به شما اطلاع ندهد. ممکن است پست الکترونیکی خود را در فواصل زمانی مشخصی بررسی کنید یا حتی ترتیبی بدهید پست های الکترونیکی را در برنامه ی زمان بندی شده بررسی کنید و به آنها پاسخ دهید.
- اگر مشغول کار روی یک گزارش، مقاله یا پروژه ای هستید که به تمرکز فراوانی نیاز دارد، حداقل یک ساعت زمان بدون وقفه را به آن اختصاص دهید. شاید نتوانید کار را در آن ساعت تمام کنید، اما خیز خوبی در جهت آن برداشته اید. یک ساعت توجه و تمرکز تقریبا تمام چیزی است که می توانید برای یک پروژه ی جدی انجام دهید، بدون زمان استراحت برای نوشیدن قهوه یا رفتن به دستشویی یا کش و قوس دادن به بدن.
کار بدون استراحت
نقطه بدون بازگشت جایی است که توجه و تمرکز به شدت کاهش می یابد. افراد بسیار زیادی سخت کار می کنند، از استراحت صرف نظر می کنند و به آن آستانه می رسند. آنها می نشینند و یک بند را بارها و بارها می خوانند، زیرا خسته اند و تمرکز ندارند. یک گزارش را دوباره بازبینی می کنند و تا اواسط آن چیزی نمی فهمند.
همه به زمان استراحت از عادات و وظایف موجود نیاز دارند. باید استراحت های منظم اما کوتاه داشته باشید. اگر در روز دو نوبت استراحت پانزده دقیقه ای علاوه بر زمان نهار دارید، توصیه می کنم سعی کنید سه زمان استراحت ده دقیقه ای با دو زمان استراحت پنج دقیقه ای و در زمان ده دقیقه ای در روز داشته باشید. توصیه نمی کنم بیش از زمانی که رئیس اجازه میدهد استراحت کنید، بلکه پیشنهاد می کنم از فواصل زمانی کوتاه برای بازیابی تمرکز و انرژی استفاده کنید.
کمال گرایی از علل اصلی اتلاف وقت
اگر از خود یا دیگران انتظار کمال دارید، وقت خود را تلف می کنید. دست نیافتن به کمال شما را از پیگیری علایق تفریحی یا اهداف شغلی تان باز می دارد و منجر به محدودیت در رضایت از زندگی می شود.
میزان زمان، تلاش، انرژی و احساس لازم برای دستیابی به کمال تولید را به شدت کاهش می دهد. ممکن است همان زمان و انرژی زیادی را که صرف می کنید تا از امتیاز عملکرد 95 درصد به نمره 100 برسید که برای رسیدن از 0 به 95 درصد صرف می کنید. بهتر است انرژی خود را صرف شروع کاری جدید کنید تا این که بر کمال گرایی تمرکز کنید.
و اگر تا زمان كمال خود از امتحان آن سر باز بزنید، چطور می خواهید به کمال برسید؟ یک از پرکارترین مخترعان تاریخ، توماس ادیسون، قبل از تکمیل اختراعات خود مثلا لامپ برق صدها نمونه ناموفق ساخت.
نگرانی و انتظار
نگرانی و انتظار با هم دو عامل اتلاف وقت اند که موفقیت و خوشبختی شما را در زندگی را کاهش می دهند. نگرانی معمولا ناشی از رها نکردن عواملی است که نمی توانید آن ها را کنترل کنید. فکر کردن به نیروهای بسیار قدرتمندی که ممکن است تأثیر مخربی داشته باشند وحشتناک است: رکود اقتصادی، طوفان، گرم شدن جهانی.
اما اگر زمانی را صرف نگرانی کنید، آن زمان را صرف روشهای آماده سازی یا اجتناب از چنین نیروهایی نمی کنید. معلم معروف کمک به خود، دیل کارنگی، این پدیده را به این صورت در نظر گرفت: «اگر نمی توانید بخوابید، به جای دراز کشیدن و نگرانی، بلند شوید و کاری بکنید. این نگرانی است که بر شما غلبه می کند نه کم خوابی.»
تمرین دیگری که به شما در غلبه بر نگرانی کمک می کند این است که از خود این چهار پرسش را بکنید:
- واقعا نگران چه چیزی هستم؟
- چه کاری می توانم در مورد آن انجام دهم؟ چه کاری می خواهم بکنم؟
- چه موقع می خواهم اقدام کنم؟
انتظار اولین خویشاوند نگرانی است، نه منتظر ماندن برای همسر برای صرف شام. یا انتظار شنیدن خبری از یک مراجع در مورد پیشنهاد خود. یا انتظار کاهش قیمت تلویزیون های اچ دی. من در مورد آن نگرانی صحبت می کنم که معمولا توأم با نگرانی است، انتظاری که مانع اقدام مفید و سازنده می شود. چرا همین الآن کسب اطلاع نمی کنید؟ اگر مراجع به شما زنگ نزده، شما به او زنگ بزنید. در هر صورت، جواب را خواهید یافت. اگر به شما این خبر بد را بدهد که در رقابت برای کسب و کار شکست خورده اید، همین الآن کسب اطلاع کنید تا بتوانید کاری در مورد آن انجام دهید یا کسب و کار را جایگزین مشتری یابی کنید. اگر منتظر کاهش قیمت تلویزیون هستید، انتظار دارید چقدر کاهش یابد؟ آیا لذت بردن از تلویزیون به مدت چند ماه در خانه چند صد دلار نمی ارزد؟
اتلاف وقت با تماشای تلویزیون
طبق نظرسنجی شرکت نیلسن، امریکایی ها به طور میانگین بیش از 28 ساعت در هفته تلویزیون تماشا می کنند. فکر کنید: اگر بتوانید آن میزان زمان را حذف کنید، گویا هشت روز در هفته دارید. فقط به تمام کارهایی فکر کنید که می توانید در 28 ساعت اضافه انجام دهید: خواندن کتابی خوب، با خانواده بودن، شرکت در یک کلاس، شروع ورزش و شب خوب خوابیدن!
اگر پایبند تماشای تلویزیون هستید، احتمالا ترک ناگهانی عادت واقع گرایانه نیست. درد دوران ترک خیلی شدید خواهد بود. و واقعیت این است که تلویزیون کلا بد نیست. درست مثل قهوه، کمی از آن خوب است. اما برای من، تماشای 28 ساعت تلویزیون در هفته معادل عادت نوشیدن چهار فنجان قهوه اسپرسو است.
روش های زیر به ترک عادت چسبیدن به کاناپهی جلوی تلویزیون در عصرها و آخر هفته ها کمک می کنند:
- اگر تلویزیون تماشا نمی کنید آن را خاموش کنید. برخی افراد دوست دارند تلویزیون برای همراهی روشن باشد، اما این بیش از حد وسوسه کننده است که گشتی در شبکه های تلویزیون بزنید و برنامه ای را بیابید که میزبان فرد خوش صحبتی است یا برنامه ای در مورد قبیله ای که می خواهد عضو دیگری را از جزیره کنار بگذارد.
- برنامه ی زمانی خود را از قبل برنامه ریزی کنید. در مورد تماشای آن چه برای شما واقعا اهمیت دارد تصمیم بگیرید. سه شنبه ها عصر، اگر ساعت نه شب سریال جنایی تجسسی پخش می شود، آن را تماشا کنید. اما تا شروع نشده، تلویزیون را روشن نکنید و به محض مشاهده ی تیتراژ پایانی خاموشش کنید.
- در طول هفته، در زمانهایی که تلویزیون تماشا نمی کنید، برنامه ریزی کنید. شاید شب خاصی در وسط هفته یا روزی در آخر هفته را به زمان خاموش کردن تمام تلویزیون های خانه اختصاص بدهید.
- تعداد تلویزیون های خانه را کاهش بدهید. تلویزیون را خارج از آشپزخانه و به خصوص اتاق خواب بگذارید. درست همان طور که کارشناسان تغذیه به تماشاگران چاق توصیه می کنند، فقط در مکان های خاصی از خانه غذا بخورید و محدود کردن تعداد تلویزیون ها این عادت را مهار می کند.
- آن چه را که می خواهید تماشا کنید از قبل ضبط کنید و در برنامه ی زمانی خود ببینید. مزیت این کار چیست؟ می توانید تمام تبلیغات تلویزیونی را حذف کنید، که زمان تماشای تلویزیون را تا حدود یک سوم کاهش می دهد!
اتلاف وقت با جست و جو در اینترنت و پرسه زدن در شبکه های اجتماعی
پرسه زدن ده دقیقه ای در اینترنت اصلا اشکالی ندارد، تا وقتی این ده دقیقه ده ساعت نشود. با این که مطالعات نشان می دهند میانگین زمان روزانه آنلاین بودن یک یا دو ساعت است، درصد قابل توجهی از افراد در روز هفت ساعت یا بیشتر به نمایشگر چسبیده اند. مطالعات همچنین نشان می دهند زمان استفاده از اینترنت رو به افزایش است، و سایر فعالیتها را تصاحب می کند، از جمله تماشای تلویزیون و کتاب خواندن.
اینترنت وسیله ای بسیار ارزشمند برای صرفه جویی در وقت است. فقط فکر کنید نسبت به گذشته داده ها چقدر سریع تر دریافت و اطلاعات ردیابی می شوند. اما اینترنت انباری از اطلاعات بی فایده نیز هست. می توانید ساعت ها امواج داده ها را برای جست و جوی آن چه واقعا می خواهید بدانید بررسی کنید و یک باره می بینید بیش از نیمی از روز سپری شده است. وقتی با جریان معکوس اطلاعات از مسیر خارج می شوید، مقاصد اولیه ی خود را فراموش می کنید.
هنگام استفاده از اینترنت برای تحقیق یا جمع آوری اطلاعات، بهتر است برمأموریت خود تمرکز کنید: دنبال چه هستید؟ گزارش سالانه شرکتی که به عنوان مراجع آن را دنبال می کنید؟ بهترین هتل مكان اقامت موجود در سنت توماس در کارائیب در ماه مه؟ با اطلاعات مربوطی که شما را از مسیر خارج می کنند به مسیرهای فرعی نروید. عبارات خاص را داخل گیومه قرار دهید تا به موارد دقیق دست یابید یا برای اجتناب از کلمات خاصی از ویژگیهای جست وجوی پیشرفته استفاده یا در صورت نیاز جست وجوی خود را به سایت های org. .com .gov. يا edu. محدود کنید. سایت هایی را که بسیار مفید می یابید نشانه گذاری (بوک مارک) کنید یا برای ارجاع بعدی، اطلاعات مهم را کپی و در سند جداگانه پیست کنید، به همراه آدرس (URL) سایتی که آن را یافتید.
یکی از کاربردهای مهم اینترنت برای فعالیت های تفریحی است: موسیقی، خرید، بازی های کامپیوتری، بلاگها، دنیاهای مجازی، مطالب مبتذل. توصیه من این است که در برخی موارد خیلی بهتر است اگر این کار را به طور کامل کنار بگذارید. بسیاری از این رفتارهای آنلاین ممکن است منجر به مشکلات جدی، اعتیاد، خطرات مالی و حتی مسائل امنیت فردی شوند. در موقعیت های دلپذیرتر هم ایدی خوبی است که فعالیت های آنلاین را در سطح حداقل نگه دارید و در عوض لذت های خود را در دنیای واقعی بیابید.
گیر افتادن در دام هرزنامه ها (اسپم)
گویا غرق شدن در پیشنهادهای کارت اعتباری، کاتالوگ ها و مطالب بازاریابی مستقیم در صندوق دریافت پست الکترونیکی کافی نبود، حالا صندوق های دریافت پست الکترونیکی پر از اخبار ناخواسته ای است که هرزنامه نام دارند. حداقل با وجود امکانات پست الکترونیکی هزاران هزاران تن کاغذی که قرار است در سطل بازیافت انداخته شوند اصراف نمی شوند. اما همه افراد زمان بسیار زیادی را صرف بررسی نامه های کاغذی و الکترونیکی می کنند تا اطمینان حاصل کنند مکاتبات حساس را از دست نمی دهند.
اخیرا در خانه مان هرزنامه های یک ماه را جمع آوری کردم، از جمله 30 کاتالوگ که برای همسرم ارسال شده بود. نکته جالب این که تاکنون فقط از دو کاتالوگ سفارش داده است. ظاهرا این شرکتها نام همسرم را به دیگر بازرگانان فروخته اند. فروش یا مبادله فهرستهای پستی عملی رایج میان شرکت هاست. مطمئنم اگر انبوه پیشنهادهای دریافتی خود را بررسی کنید، متوجه می شوید چند شرکت مختلف نام شما را دقیقا به یک صورت اشتباه نوشته اند.
فرار از این فهرست ها فراتر از یک چالش است. تماس تلفنی با شرکت و درخواست برای خروج از فهرست آنها همیشه کارساز نیست. و بعد از خروج از یک فهرست، ممکن است همان شرکت فهرست جدیدی حاوی نام شما را بخرد و پست دوباره شروع می شود. با این که احتمالا شرکت های زیادی متعهد می شوند نام شما را از فهرست های خرید آینده ی خود پاک کنند، همیشه این اتفاق نمی افتد.
- برای کاهش سیل نامه ها و پست های الکترونیکی که بر سر راه شما قرار می گیرند، می توانید چند گام بردارید. اما توقف این روش اتلاف وقت کمی طول می کشد:
در سایت dmachoice.org ثبت نام کنید تا برای سه سال از فهرست پست الکترونیکی مستقیم حذف شوید. - به سایت optoutprescreen.com بروید تا از فهرست های پستی برای اعتبار از قبل ارزیابی شده و پیشنهادهای بیمه ای خارج شوید.
- برای کاهش بار کاتالوگ در سایت catalog.org ثبت نام کنید. می توانید با انتخاب کاتالوگ هایی که می خواهید دریافت شان ادامه یابد و آنهایی که نمی خواهید، پست الکترونیکی خود را مدیریت کنید.
- یک برنامه خوب برای مدیریت هرزنامه نصب کنید. بیشتر این برنامه ها هرزنامه را دریافت می کنند و به شما امکان می دهند. اگر می خواهید آنها را ببینید.
آماده باشید: شاید حدود ده هفته طول بکشد تا شاهد کاهش هرزنامه های حلزونی باشید. همچنین، از ورود نام تمام اعضای خانواده ی خود و تغییرات نام و نشانی اطمینان حاصل کنید.
جلوگیری از اتلاف وقت در حمل و نقل
همیشه به افرادی که در شهرهای بزرگ زندگی می کردند حسادت می کردم، چرا که می توانستند از حمل ونقل عمومی کارآمد بهره ببرند. با این ایده که سوار قطار میشوم و در طول مسیر کتاب می خوانم، از گزارش ها مطلع می شوم و تعهدات کاری را برنامه ریزی می کنم در حالی که رانندگی را به افراد دیگری محول می کنم، برایم اهمیت نداشت سفر روزانه یک ساعت طول بکشد!
البته این یک تصور غیرواقع گرایانه بود؛ شغل من به رانندگی زیاد مکان هایی نیاز داشت که خدمات حمل ونقل عمومی خوبی نداشتند و این یعنی ساعات طولانی و غیرمفیدی را پشت فرمان سپری می کردم. این زمان غیرمفید بود، تا این که دریافتم خودرو یکی از ارزشمندترین فرصت های قابل تصور را در اختیارم می گذارد. وسیله ی نقلیه به دانشگاه شخصیام تبدیل شد.
در گذشته، از دستگاه پخش کاست استفاده می کردم حالا از دستگاه پخش سی دی و وسیله نقلیه ام را به کلاس درس یادگیری مهارت ها و اصلاح خود تبدیل کردم. به جای گوش دادن به آگهی های بازرگانی رادیو و تغییر ایستگاه های رادیویی هنگام قطع سیگنال، به سخنرانان انگیزشی و کتاب های آموزشی در مورد چگونگی انجام کارها، از امور مالی فردی گرفته تا روابط فردی، گوش می کنم.
با این که گوش دادن به موسیقی یا میزگردهای رادیویی هیچ اشکال ندارد، وقتی زمان زیادی را در خودرو سپری می کنید، بهتر است بخشی از زمان را به استفاده ی خوب و مفید اختصاص دهید.
اتلاف وقت با وقت گذراندن با افراد منفی
با افراد منفی روشی برای کاهش سطح انرژی، کاهش اشتیاق، تاریک کردن دیدگاه، گند کردن بهره وری و تبدیل لیوان نیمه ی پر لیوان به نیمه ی خالی است. هرچه تأثیرآنها بر زندگی خود را بیشتر کاهش دهید، می توانید شادتر و مفیدتر باشید.
میدانم گفتنش آسان است. احتمال دارد در دایره ی دوستان نزدیک خود یک دوست بداخلاق داشته باشید. و شاید با فردی رابطه دارید که می خواهد به شما یادآوری کند مطابق استعدادهای خود زندگی نمی کنید یا همه می خواهند به شما پشت پا بزنند. همراهان منفی لزوما محتوای بد تأثیر جادویی خود را متوجه شما نمی کنند.
در واقع ممکن است شما را فرد بسیار موفقی تلقی کنند، در حالی که خود را متهم ضعيف ناعدالتیهای دنیا می پندارند. اما بدبینی آنها حتما به شما منتقل می شود.
توصیه نمی کنم دوستان و اقوام خود را در شرایط سخت رها کنید، خواه به واسطه ی بیماری، مشکلات مالی یا گرفتاری های فردی. من می گویم از دوستانی اجتناب کنید که مایلند سمت منفی زندگی را ببینند؛ مهم نیست چقدر خوش شانس هستند. تلاش کنید تا زمان مصاحبت با افراد بداخلاق و مخالف را به حداقل برسانید. نه تنها زمان ارزشمند خود را معطوف تلاش های مثبت می کنید، بلکه حضور نداشتن آنها نیز افسون و جادوی سیاه بر دیدگاه خوش بینانه شما را از بین می برد.
