برای حفظ انگیزه نیازمند اهدافی هستیم که روی آن ها متمرکز شویم. با این حال هنری در هدف گذاری نهفته است. روشی وجود دارد که در آزمون زمان موفقیت کسب نمایید: روش SMART.
هرچند در زمینه آنچه این سرنام ها به آن اشاره دارند، تنوع وجود دارد. اما تعریف اصلی هدف SMART هدفی است که خصوصیات زیر را داشته باشد:
- خاص (Spesific)
- قابل اندازه گیری (Measurable)
- قابل دسترسی (Achievable)
- واقع بینانه (Realistic یا Reasonable)
- به هنگام بودن یا دارای زمان بندی مشخص (Time-bound)
در ادامه به بررسی هر یک از این خصوصیات در هدف گذاری S.M.A.R.T می پردازیم:
خاص بودن هدف
وقتی هدفی خاص است، پس به طور روشن و واضح، آنچه را که انتظار دارید به دست آورید، شناسایی کرده اید. اگر نتوانید به طور خاص بگویید که به چه چیزی می خواهید دست پیدا کنید؛ پس چگونه می توانید انتظار داشته باشید به آن هدف برسید؟ یک هدف خاص سؤالات زیرا را جوابگو خواهد بود:
- چه کسی؟ چه کسی دست به عمل می زند یا تحت تأثیر قرار می گیرد؟
- چه چیزی؟ نتیجه ای که می خواهم به آن برسم، چیست؟
- کجا؟ آیا مکان به خصوصی وجود دارد؟
- کی؟ چه زمانی می خواهم این هدف را کامل کنم؟
- کدام؟ آیا موانع یا احتياجاتی وجود دارد که باید به آنها پرداخته شود؟
- چرا؟ چرا این هدف اهمیت دارد؟
- مزیت رسیدن به این هدف به طور خاص چیست؟
مثالی از هدف SMART
برای مثال بگذارید بگوییم که می خواهید روابط مشتری را بهبود دهید. این هدف به اندازه کافی خاص نیست. در هر حال اگر سؤالات بالا را پاسخ دهید، هدفتان خاص تر می شود:
- چه کسی: مشتریانی که حساب های آنها به من محول شده است.
- چه چیزی: می خواهم فردی باشم که مشتریانم در هنگام نیاز به صحبت کردن با کسی در مورد فناوری اینترنت، اول به او فکر کنند. می دانم این اتفاق زمانی رخ می دهد که هر ماه حداقل 20 درصد بیشتر مشتری جذب کنم. من به همه 750 مشتری خود ایمیل ارسال کرده و سپس با آنها تماس می گیرم تا خودم و خدماتمان را دوباره به آن ها معرفی کنم.
- کجا: در پنج ایالتی که در حال حاضر در آنها مشتری دارم.
- چه زمانی: در طول مدت شش ماه.
- کدام: با مشتریانی آغاز می کنم که بیش از یک سال است از آنها خبری ندارم. چرا تا فروش را افزایش دهم. شکایات مشتریان را کاهش دهم و رضایت مشتری را افزایش دهم.
قابل اندازه گیری بودن هدف
هر هدفی که تعیین می کنید باید قابل اندازه گیری باشد تا بتوانید تعیین کنید چقدر تا رسیدن به هدفتان فاصله دارید و چه زمانی هدفتان کامل خواهد شد. اگر برای کل پروژه اندازه ای در نظر بگیرید.
مانند مثال بالا که در مورد کسب 750 مشتری گفتیم؛ سپس می توانید تعیین کنید چه مقدار از بار کاری روزانه تان باید به رسیدن به آن هدف اختصاص داده شود.
بنابراین برای مثال بالا نیاز است به 750 مشتری ایمیل ارسال شود و سپس با آنها تماس برقرار شود تا شاهد افزایشی 20 درصدی در مدت شش ماه باشیم. البته این یعنی باید تماس های خود را تا جایی که امکان دارد زودتر به پایان برسانیم تا زمانی را نیز برای پاسخ گویی مشتریان اختصاص داده باشیم.
بگذارید فرض کنیم که می توانیم در هر روز 50 ایمیل را علاوه بر حفظ خدمات معمول مشتریان ارسال کنیم. پس می دانیم که ظرف مدت 15 روز کاری با سه هفته تمام ایمیل ها ارسال می شود؛ اما ممکن است نخواهیم چند هفته بین ارسال ایمیل و برقراری تماس تلفنی فاصله بیندازیم؛ بنابراین بگذارید بگوییم که تصمیم می گیریم ارسال ایمیل و برقراری تماس تلفنی را جابه جا می کنیم.
در هفته اول، تصمیم می گیریم فقط به 100 نفر ایمیل ارسال کنیم. در هفته دوم، با آن 100 نفر تماس می گیریم. سپس انجام همین کار را در هفته های بعدی دنبال می کنیم تا اینکه لیستمان تکمیل شود. حالا نه تنها هدفی قابل اندازه گیری داریم؛ بلکه کاری را که نیاز است برای رسیدن به آن هدف انجام شود و چگونگی اجرای آن کار در برنامه روزانه را تعیین کرده ایم تا شانس بیشتری برای موفقیت داشته باشیم.
به منظور یافتن معیارهایی برای هدفتان سؤال های زیر را از خود بپرسید:
- چه مقدار؟
- چه تعداد؟
- هر چند وقت یک بار؟
یا فقط این سؤال را پاسخ دهید: «چگونه خواهم دانست که چه زمانی به هدفم رسیده ام؟»
قابل دسترسی بودن هدف
همان طور که در بخش قبل دیدیم. داشتن معیاری برای هدفتان به شما اجازه می دهد تا برای کاری که برای رسیدن به آن لازم است، برنامه ریزی کنید؛ اما قبل از شروع کار نیاز دارید اطمینان حاصل کنید که آن هدف کاملا قابل دسترسی است. اگر در مورد مثال بالا گفته بودیم که می خواهیم در مدت شش ماه 20 درصد افزایش در تماس های دریافتی خود حاصل کنیم چه؟ برنامه ما برای رسیدن به این هدف چگونه تغییر می کرد؟
با توجه به منابع موجود ما و بار کاری که باید در هنگام رسیدن به این هدف داشته باشیم. آیا این موضوع امکان پذیر خواهد بود؟ اگر هدفی با توجه به محدودیت هایی که با آنها روبه رو هستیم، قابل دسترسی نباشد یا باید آن محدودیت ها را برطرف کنید یا سطح هدفتان را پایین آورید تا آن هدف قابل دسترسی شود.
واقع بینانه بودن هدف
اگر هدفی واقع بینانه باشد، باید چیزی باشد که بخواهید و بتوانید برای رسیدن به آن تلاش کنید. این موضوع بدین معنا نیست که همه اهداف شما باید سطح پایین و ساده باشند. بلکه به معنای آن است که باید تحلیلی دقیق از کار مورد نیاز انجام دهید و به این نتیجه برسید که هدف واقع بینانه است.
برخی از سؤالاتی که باید در طول این تجزیه و تحلیل از خودتان بپرسید از این قرار هستند:
- آیا منابع مالی کارکنان، تجهیزات و غیره مورد نیاز برای رسیدن به این هدف را در اختیار دارم؟
- آیا حمایت دیگران را در اختیار دارم؟
- چه دانش یا تخصصی در اختیار ندارم که باید کسب کرده یا یاد بگیرم؟
- آیا این هدف جدید را با اهداف موجود الویت بندی کرده ام؟
در برخی از نسخه های اهداف R ،SMART در حقیقت بیانگر مرتبط است. در این مورد، هدف را با مأموریت کلی سازمان و اهداف و نقش های شخصی خودتان مقایسه می کنید.
- آیا این هدف چیزی است که باید درواقع آن را تکمیل کنید یا بهتر است فرد دیگری برای این کار گمارده شود؟
- آیا این هدف مهارت ها و توانایی کلی شما را برای انجام شغلتان بهبود خواهد بخشید؟ اگرنه چرا آن را دنبال می کنید؟
به هنگام بودن هدف
مؤلفه نهایی استراتژی اهداف SMART، به هنگام بودن است. بدون افزودن یک محدودیت زمانی به اهدافتان، انگیزه مورد نیاز برای حرکت به موقع را در اختیار نخواهید داشت. افزودن یک مرز زمانی واقع بینانه حس اضطرار به هدفتان میدهد و کمک خواهد کرد تا شما را متمرکز نگه دارد.
از آنجایی که سازمانها و افراد به طور مرتب تغییر می کنند، اهداف نیز ظرفیت تغییر مرتب را دارند. اطمینان از اینکه اهدافتان براساس یک محدودیت زمانی تعیین شده اند این اطمینان را نیز به شما میدهد که هدفتان زمانی به اتمام می رسد که هنوز با آنچه انجام می دهید، مرتبط است.
